電話を切るときにはマナーがある!押さえておきたいポイントとは

仕事をするうえで新入社員が最初に苦戦するのが、電話対応!友達との日常会話のような和気あいあいと軽い気持ちで電話を受けるようなことがあれば、先輩からあなた自身も会社の取引先やお客様からも会社自体悪い印象を持たれてしまいますよね。

いざ電話対応をしなければらいけなくなった際、この話し方であっているだろうか?失礼のないような対応はできているか?など電話対応に自信が持てず不安しかないと思います。

私も数年前大学を卒業し就職した先で、はじめての電話対応はかなり戸惑っていたことを記憶しています。電話でミスをしてしまっては、足を引っ張ってしまうかもしれないですし、自分の言葉遣いが失礼に値しないかと対応に慣れるまでいつも緊張していました…。

電話対応は話し方ひとつで会社の印象が左右されます。そして電話の切り方にもマナーがあるのです。そこで今回は電話を切る時の押さえておきたいポイントやマナーについてお話していきます!

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電話を切る前のあいさつ

電話を切る前のあいさつはをしっかりと行えていますか?これから電話を切るとわかるあいさつをすることにより、相手から「電話を切られた」と悪い印象を持たれることを予防することができます。 電話を切る時のあいさつとはどのようなものなのかポイントをおさえておきましょう。

電話は相手の表情が分からず声で判断されてしまいます。言葉遣いに注意し丁寧に伝えることが重要です。

「お忙しいところありがとうございました。」
「今後ともよろしくお願いします。」
「それでは、失礼致します」

このような言葉で締めれば、相手にも「電話を切るんだな」と伝わり、丁寧な言葉で締めくくることができ好印象になります。お互いに電話を切ることを共有することができれば気持ちが良いですよね!

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電話を切るタイミング

電話の切る前のあいさつをマスターしたところで、次は電話を切るタイミングについてです。その都度、相手の方により見極めが難しい場合もありますが電話を切るタイミングをつかむことも大事なマナーに繋がりますのでポイントを押さえておきましょう!タイミングを間違えれば、相手の方が不快に思ってしまうことも…!

まずは会話の流れと相手の雰囲気を掴むことが重要です。電話の内容をしっかりと理解し、相手の方と今現在必要な会話が終了しているかどうか判断しましょう。その際相手側が急いでいたり、忙しそうな雰囲気など状況を素早く察知できれば電話を切るタイミングを上手に掴めるようになります。相手の方に合わせ丁寧な対応が出来るよう心がけましょう。

長電話を切りたいときの言い回し

電話応対をしていると、切る際に困ってしまうこともあります。例えば相手の方と話が長引いてしまいなかなか電話を切るタイミングが掴めない場合です。あまり長電話はできないし、そろそろ切りたいと思った時は相手の方にあなたの思いが伝わるよう遠回しに伝えてみましょう!ここでのポイントは相手に失礼のないように伝えることです。

「大変恐れ入りますが、この後打ち合せがありますので…」
「恐れ入りますが、このあと約束がありまして…」
「申し訳ありません。ケータイの充電が切れそうなので…」
「○○さん、すみません。この後来客の予定がありましてそろそろ…」
「あ、すみません!会社からキャッチが入ってしまいまして・・・」

このように、あなた自身が仕方がない事情でどうしても電話を切らなければならないという言い回しで相手の方に伝えてください。こういった伝え方であれば、長電話を切りたいからという理由から発した言葉だとは相手の方が思わないですし、失礼な人だという印象を持たれることはありません!ワンクッションになるような言葉を使えば 相手は電話終了の合図だなという意味にもとってもらえます。

掛けた側から切るのがマナー

仕事関連で電話をかけ、話が終わり電話を掛けた側から切ってしまう方がいますが、電話を掛けた側が先に切るのは失礼に値することを知っていますか?一般的に電話を切る側は、「電話は掛けた側から切る」のがマナーだとされています。

なぜ掛けた側は先に電話を切ってはいけないかというと、電話をかける行為は実はぶしつけな行為に価するのです!電話をする相手の方が、まさにあなたが電話をしようとしている時、何をしているかわかりませんよね。会議の資料作りをしているかもしれませんし、仕事で移動中かもしれません。電話をすることにより、相手がしていることを一時中断させてしまうのです。忙しい中電話を取らせたうえ、話をしなければなりません。

もっと大きく言えば「電話をあなたの都合でかける」=「勝手に他人の家にあがる」のと同じなのです。ですから電話を切る権利は、基本的に電話を取った側にあり、掛けた側にはありません!!

あなたが電話を掛けた場合はあなた自身が電話を切るようにし、
相手の方から電話があった場合は相手が切るのを待つようにしましょう。
そして電話を切る際は、受話器を「ガチャン」と置く音が相手に聞こえないようできるだけ音がしないよう静かに置くことを心がけてください。フックを指で静かに押さえ、完全に切れたことを確認してから受話器を置くと、とても丁寧な対応になります。要は会話だけでなく、終わり方も大事だということですね!

これまでお話してきた「掛けた側が電話を切る」ことはあくまで一般的なビジネス電話のルールですが、電話を掛けた側•受ける側関係なく「相手が電話を切るまで待つ」場合もあります。

「目上の人」、「お客様」、「お金を頂いている取引先企業やクライアント」、「得意先」に関しては「お忙しい中ありがとうございました。それでは、失礼いたします。」などの一言を添え、相手が電話を切るのを確認してから自分の電話を切るようにします。あなたより目上の方に対して最後に失礼な電話対応をしてしまうと、「もうこの人とは話をしない!」とお付き合いが難しくなってしまったり人柄を疑われる事態になる可能性もあるので注意しましょう!

もしも相手の方も会話が終わり数秒たっても電話を切らずに切れるのを待っているような状況になってしまった場合は、あなたからそっと切って大丈夫です。

臨機応変な対応が必要になることも

ビジネスにおける電話対応で切るときのマナーや注意したいことをお話ししてきました。電話対応する際、やはり本物の取引先やお客様と話をするとマニュアルばかり気にしてしまい臨機応変な対応ができなくなってしまうのではないでしょうか?

マニュアルやイメージトレーニングもとても大事なことですが、まずは会社にかかってきた電話やあなた自身からも任された業務電話を積極的に対応するようにしましょう。

私自身もまだ入社したての頃、先輩から教わったことがあります。「新入社員はまず電話に出て慣れること!」です。これは「仕事をする上で覚えることもたくさんあり、できる仕事が少ない新人だからこそ電話に出て取引先の方と会話をし、言葉遣いやマナーをマスターしなさい」ということです。

取引先の社名や担当者の名前、どんな業務内容の電話なのかも覚えることができますし、回数を重ねるたびにあなた自身も会話慣れてくる筈です。だからこそ、新人は電話に出るべきだという理にかなった教えなのです!

また、積極的に電話に出ていれば取引先の方もあなたのことをだんだん認知してくれるようになります。たまに電話に出るよくわからない社員より、いつも電話で話している人と話すほうが取引先の方としても話が早い!と思いますし、どんどん信頼されていきますよ!

大変に感じるのははじめだけです。時間をかけてたくさん学ぶことがでければ、その分あなた自身が会社に必要な人間になっている筈です。自然と臨機応変な対応ができるようになっているでしょう!

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